Zebranie Wspólnoty Mieszkaniowej on–line

Zgodnie z art. 30  ust. 1 pkt 2) i 3) Ustawy o własności lokali „Zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1 jest obowiązany:
2) składać właścicielom lokali roczne sprawozdanie ze swojej działalności;
3) zwoływać zebranie ogółu właścicieli lokali co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku.”

Czas na rozmowę – czas na ważne decyzje

Ustawowym obowiązkiem Zarządu jest organizowanie dla właścicieli oraz współwłaścicieli lokali zebrań, na których omawiane są i poddawane głosowaniu najważniejsze kwestie dotyczące funkcjonowania Wspólnoty mieszkaniowej. Tu zapadają decyzje dotyczące prac remontowych, wysokości zaliczek, czy udzielenia absolutorium dla zarządu oraz innych kwestii. Zebrania są także okazją do lepszego poznania sąsiadów i ich poglądów na różne sprawy  związane z życiem we Wspólnocie mieszkaniowej. Decyzje dotyczące np. montażu instalacji fotowoltaicznej lub turbiny wiatrowej na dachu, zmiany firmy świadczącej usługi ochrony, czy rezygnacji z ochrony w trybie 24 h, modernizacja placu zabaw poprzez zamontowanie zadaszenia lub zainstalowania dźwigu w nieruchomości w bezpośredni sposób wpływają na komfort i bezpieczeństwo życia mieszkańców. Tego rodzaju decyzje mają jednak także, a może przede wszystkim aspekt finansowy. Dlatego tak ważne jest, aby wszystko dokładnie przedyskutować mając na uwadze przewidywane wydatki.

Jakie kwestie musimy poruszyć podczas zebrania?

W art. 30 ust. 2  Ustawy o własności lokali  znajdziemy listę spraw, które obowiązkowo powinny znaleźć się w porządku obrad zebrania. Najważniejszymi punktami zebrania powinny być:

• „uchwalanie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu,
• ocena pracy zarządu lub zarządcy, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1
• ocena pracy zarządu, jego sprawozdanie i podjęcie uchwały o udzieleniu mu absolutorium”.

Czy można przekroczyć nieprzekraczalny termin? 

Zgodnie z literą prawa coroczne spotkanie Zarządu z właścicielami powinno odbyć się do końca pierwszego kwartału następującego po zakończeniu roku. Niewykonanie tego obowiązku lub wykonanie go w sposób nieprawidłowy obłożone jest sankcją prawną i może być podstawą do działań właścicieli wobec Zarządu Wspólnoty.

Z tego właśnie powodu wiele osób zasiadających w Zarządach Wspólnot zadawało  sobie pytanie, czy w związku z trudną sytuację w kraju, a przede wszystkim w obliczu wprowadzenia stanu zagrożenia epidemiologicznego Zarząd może przesunąć w czasie zwołanie zebrania.

13 marca 2020 roku Ministerstwo Rozwoju zajęło stanowisko w tej sprawie. W komunikacie czytamy: „W związku z ryzykiem rozprzestrzeniania się koronawirusa Ministerstwo Rozwoju informuje, że roczne zebrania sprawozdawcze wspólnot mieszkaniowych mogą zostać przełożone. Nie będzie to rodziło sankcji dla zarządów oraz zarządców Wspólnot.

Zgodnie z ustawą o własności lokali zebrania wspólnot powinny być zwołane do końca marca br. Takie spotkania często organizowane są w placówkach szkolnych, które pozostaną zamknięte do odwołania. Biorąc pod uwagę aktualną sytuację oraz zalecenia Głównego Inspektora Sanitarnego o unikaniu skupisk ludzi, termin zwołania zebrań może zostać przesunięty.

Przełożenie zebrania na termin późniejszy, umożliwiający jego prawidłową i bezpieczną organizację, nie podważy ważności podjętych na nim uchwał.

W razie konieczności pilnego podjęcia przez wspólnotę mieszkaniową uchwały, możliwe jest zebranie głosów właścicieli lokali w drodze indywidualnego zbierania głosów, bez organizowania zebrania właścicieli.”

Praca zdalna – tele-konferencja – zebranie Wspólnoty on-line

Jak zauważa Arkadiusz Grala, licencjonowany zarządca GRUPA AD-BUD: „W obecnej sytuacji epidemiologicznej zasadne wydaje się ograniczenie do minimum wszelkich aktywności społecznych i wdrożenie pracy zdalnej. Tele-praca, tele-konferencje… więc może także zebrania Wspólnot na platformach przeznaczonych do komunikacji zdalnej? W  programie do obsługi mieszkańców E-kartoteka, z którego korzystamy istnieje możliwość zdalnego głosowania nad projektami uchwał Wspólnoty. Niestety to rozwiązanie ma pewien mankament, gdyż część naszych mieszkańców, to osoby starsze, które miałyby problem z obsługą komputera lub nie mają dostępu do sieci, więc dla nich nadal będziemy prowadzić tradycyjne głosowanie drogą obiegową w wersji papierowej”.

W sytuacji przedłużającego się zagrożenia epidemiologicznego może należałoby jednak rozważyć zorganizowanie zebrania wspólnoty w formule on-line. Zgodnie z art. 23. 1. UWL „Uchwały właścicieli lokali są podejmowane bądź na zebraniu, bądź w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd; uchwała może być wynikiem głosów oddanych częściowo na zebraniu, częściowo w drodze indywidualnego ich zbierania.” Wobec tego projekty uchwał mogłyby być zebrane np. drogą e-mailową, a następie omawiane na forum podczas konferencji on-line (conference call).

W celu uzyskania informacji o możliwościach poprawy sytuacji mieszkańców Wspólnot w czasie pandemii koronawirusa skontaktuj się z naszym ekspertem Arkadiuszem Gralą, Zarządcą Nieruchomości GRUPA AD-BUD, tel. (22) 412 08 00, 502 645 220 | e-mail: arkadiuszgrala@ad-bud.pl

Arkadiusz Grala
Zarządca Nieruchomości nr 12290

 

 

 

Źródła:

www.gov.pl/web/rozwoj/roczne-zebrania-wspolnot-mieszkaniowych-moga-zostac-przelozone

http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19940850388/U/D19940388Lj.pdf