Wspólnota mieszkaniowa w dobie Covid
W dobie koronawirusa cały świat przenosi się do internetu. Dotyczy to wszystkich obszarów naszego życia – zawodowego, towarzyskiego, spraw urzędowych, edukacji, rozrywki, wydarzeń artystycznych oraz… administrowania nieruchomościami.
Komunikacja elektroniczna nie taka straszna
Prawo i biznes powinny podążać za realiami i wyzwaniami współczesnego świata. Właśnie dlatego środowisko związane z zarządzaniem nieruchomościami dąży do tego, aby rząd dodał do Ustawy o własności lokali zapisy umożliwiające procedowanie spraw związanych z funkcjonowaniem Wspólnot w sposób zdalny.
Obecnie Wspólnota, która chce załatwić sprawy administracyjne przy wykorzystaniu narzędzi informatycznych, musi najpierw podjąć stosowną uchwałę i przegłosować ją w tradycyjny sposób. Wśród takich spraw można wymienić na przykład: kwestię elektronicznego głosowania uchwał, sposobu dostarczania korespondencji (w drodze e-mailowej zamiast korzystania ze skrzynki oddawczej), czy zdalnej organizacji zebrań rocznych. Oznacza to, że przedstawiciel zarządu Wspólnoty lub pracownik firmy administrującej nieruchomością jest zmuszony chodzić od drzwi do drzwi zbierając podpisy od właścicieli lokali.
Covid wymusza korzystanie z nowoczesnych narzędzi informatycznych
Wspólnoty, które liczą na szybki powrót do normalności, mogą się rozczarować. Jesteśmy w samym środku drugiej fali zachorowań. Nie wiadomo kiedy będzie można powrócić do życia, jakie znaliśmy z czasów przed pandemią. Zmiany w zakresie administrowania nieruchomościami stanowią jeden z wielu obszarów, dla których powstała konieczność dostosowania do aktualnej rzeczywistości.
Firmy zwlekające z wdrożeniem lub modernizacją rozwiązań informatycznych służących sprawnemu i efektywnemu zarządzaniu nieruchomościami i tak będą zmuszone to zrobić. Na rynku dostępnych jest kilkanaście programów gwarantujących mieszkańcom łatwy dostęp do informacji dotyczących nieruchomości, płatności i spraw związanych z funkcjonowaniem Wspólnoty oraz usprawniających pracę zarządcy i administratora. Można je wdrożyć szybko i bezproblemowo, zwłaszcza jeśli dane, które muszą by wprowadzone do systemu są w formacie pozwalającym na ich edycję. Wdrożenie programów zajmuje zaledwie kilka dni dzięki wsparciu technicznemu zarówno w trakcie implementacji narzędzia, jak i po jej zakończeniu.
Łatwy dostęp do danych
Programy wspierające pracę zarządców nieruchomości posiadają wiele przydatnych modułów, które różnią się zakresami oraz funkcjonalnościami. Są wśród nich takie, jak na przykład: Wspólnota, Księgowość i finanse, Uchwały, Media, Komunikacja z właścicielami lokali i zarządem, Obieg dokumentów, Sprawozdania, Panel Mieszkańca, Panel Zarządcy, Obsługa zgłoszeń awarii, Rozliczanie Wspólnot, Zasoby, Koszty.
E-kartoteka
Często wybieranym programem jest E-kartoteka z której korzysta Arkadiusz Grala, Zarządca nieruchomości GRUPY AD-BUD, który zauważa, że: „Pozwala on na prowadzenie dokumentacji Wspólnoty, umożliwia elektroniczne głosowanie uchwał, zapoznanie się z treścią uchwał podejmowanych przez Wspólnotę, wynikami głosowania właścicieli lokali, wykazem opłat miesięcznych, stanami liczników, przeprowadzenie procedur przetargowych, zgłaszanie usterek z możliwością monitorowania postępu prac, raportowanie do zarządu wspólnoty, przygotowywanie sprawozdań finansowych Wspólnoty, komunikację z właścicielami lokali, rozliczanie opłat za media. Daje też możliwość tworzenia różnych algorytmów rozliczeniowych. Oprócz zalet samego programu dużą wygodę zapewnia także korzystanie z aplikacji mobilnej na komórkę. Jeżeli chcemy skorzystać z programu wystarczy jedynie uruchomić aplikację na komórce, zalogować się do E-kartoteki lub wejść do niej logując się przez stronę Facebooka, Google lub Twittera. Przy wybraniu tej drogi dostępu nie trzeba będzie pamiętać nazwy użytkownika i hasła do samego programu.
Przy wyborze programu do obsługi Wspólnoty ważną kwestią, na równi ze funkcjami platformy jest również bezpieczeństwo danych oraz zakres wsparcia technicznego.
ZADZWOŃ DO NAS I DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ O NASZYCH NOWOCZESNYCH ROZWIĄZANIACH!
Arkadiusz Grala
Zarządca Nieruchomości nr 12290
(22) 412 08 00
502 645 220
arkadiuszgrala@ad-bud.pl
Latest Posts
Czym jest wspólnota mieszkaniowa i o czym może decydować?
Wspólnota mieszkaniowa to taki szczególny podmiot prawny, który powstał obok społeczności spółdzielni mieszkaniowych wraz z prawem do stanowienia odrębnej...
Sprawdź jak uniknąć opłat podnoszących rachunki za prąd
Mimo zamrożonych cen energii elektrycznej, rachunki Polaków za prąd i tak wzrosły. To przede wszystkim zasługa wyższego podatku VAT, ale też niektórych...